Принципы работы электронных таблиц

Электронные таблицы: назначение и принципы работы

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных (чаще всего числовых) данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данныхрезультатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только его часть. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор — выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идет такая нумерация — AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк — с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

Следующий объект в таблице — диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величинылогические величиныформулы (алгебраические, логические, содержащие условие).В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации — абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно ее нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчетов при любых указанных выше действиях над ячейками с формулами.Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:

· формирование электронной таблицы;

· управление вычислениями;

· режим отображения формул;

· графический режим;

· работа электронной таблицы как базы данных.

Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.В современных табличных процессорах, например в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные).· столбцы списков становятся полями базы данных;

· заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

· каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Рассмотрим примеры обработки данных с использованием табличного процессора.

Электронные таблицы. Назначение и принципы работы электронных таблиц

1. Электронные таблицы. Назначение и принципы работы электронных таблиц. Исполь­зование электронных таблиц для обработки числовых данных (на примере задач из различных предметных областей).

Электронная таблица — это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

Назначение:

- создание и редактирование ЭТ

- создание многотабличных документов

-оформление и печать ЭТ

- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами

- работа с ЭТ как с базами данных: сртировка таблиц, выборка данных по запросам

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 16, 278 и т. п.). Ячейка — место пересечения столбца и строки.

Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: Al, B5, E7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

Электронные таблицы, с которыми работает пользователь в приложении, называются рабочими листами. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. 

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL.ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ И ВОЗМОЖНОСТИ.

Excel – это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

Работа с файлами в Excel

Сохранение и присвоение имени рабочей книге

При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Открытие рабочей книги в Excel

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

Организация и принцип действия электронных таблиц

Электронные таблицы. Основные понятия

MS Excel – табличный процессор, т.е. программа для обработки электронных таблиц. Входит в состав пакета MS Office. Обладает широкими функциональными возможностями для математической, статистической и др. обработки больших массивов данных, представленных в табличной форме.

Ячейка – минимальная единица таблицы для ввода данных, образуемая пересечением столбца и строки.

Адрес ячейки – координаты ячейки, образуемые названием столбца по горизонтали (А, В, С ...) и номерами строки по вертикали (1, 2 ...). Например, А2, С3, ... Такой адрес называется относительным, а ссылка на него в расчетах – относительной ссылкой.

Ссылка – адрес ячейки, используемый в формуле. Таким образом, создается связь формул с ячейками книги.

Относительная ссылка – форма записи адреса ячейки, при которой этот адрес изменяется при копировании формулы (записывается =А1).

Абсолютная ссылка – форма записи адреса ячейки, при которой этот адрес остается неизменным при копировании формулы (записывается =$А$1).

Смешанная ссылка – это форма записи адреса ячейки, при котором при копировании формулы меняется одна из координат (обозначается: =$А1 или =А$1).

Диапазон ячеек – некоторое количество смежных ячеек. Они могут располагаться внутри столбца, строки или в виде прямоугольного блока. Обозначение их, соответственно, А1:А4, А1:D1, А1:D4.

Формат ячеек – способ представления вводимых в ячейки данных. Для задания требуемого формата данных в ячейке или диапазоне ячеек, их необходимо выделить и воспользоваться командой меню Формат/Ячейка/ и выбрать нужный формат. По умолчанию установлен формат «общий».

Сортировка данных – расположение данных в определенном порядке по какому-либо признаку. Текстовые данные – в алфавитном или обратном порядке, числовые – по возрастанию или убыванию.

Фильтрация данных – отбор данных, удовлетворяющих определенным критериям. В качестве критериев используют условия, в которых содержимое ячейки и требуемое значение связываются оператором сравнения («=», «<», «>»…). Для проведения фильтрации предусмотрена команда меню Данные/Фильтр/Автофильтр (Расширенный фильтр).

Диаграмма – графическое представление табличных данных. Для построения диаграмм необходимо использовать «Мастер диаграмм», вызов которого осуществляется путем активизации кнопки «Диаграмма» на панели инструментов.

Типы диаграмм – наборы диаграмм различных видов, имеющие характерные внешние признаки. В Excel предусмотрены следующие типы диаграмм: «С областями», «Линейчатая», «Гистограмма», «График» и т.д.

Итоги – функция, предоставляющая возможность расчета суммы, среднего значения и т.д. для групп данных в таблицах типа «списки» в зависимости от изменения признака группы, определенного в текстовом поле.

Логические функции – выполняют проверку условий. Содержат логическое выражение для определения истинности заданного условия, в котором сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения.

Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул. Функция ЕСЛИ возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. В логическом выражении, которым описывается проверяемое условие, используются операторы сравнения и логические операторы И, ИЛИ, НЕ.

Математические функции – категория функций, предназначенных для проведения специализированных вычислений типа: суммы, произведения, вычисления корня, нахождения остатка от деления и т.д.

Финансовые функции – категория функций, предназначенных для вычисления финансовых операций типа: определения текущих накоплений в банке или будущего значения вклада под определенный процент и т.д. Финансовые функции вызываются с помощью Мастера функций.

Статистические функции – категория функций, предназначенных для проведения статистического анализа данных. Статистические функции входят в состав Мастера функций и включают в себя функции прогнозирования, анализа функций распределения случайных чисел, функций оценки разброса данных и т.д.

Тенденция – функция прогнозирования, основанная на линейном законе, позволяет производить вычисления новых значений, лежащих вне массива известных данных.

Рост – функция прогнозирования, основанная на экспоненциальном законе, позволяет производить вычисления новых значений, лежащих вне массива известных данных.

Линия тренда – линия, аппроксимирующая точки массива данных. Используется при построении диаграмм и графиков.

Массивы –совокупность данных, расположенных в смежных ячейках, которые записываются в следующем виде А1:С5.

Одномерный массив – диапазон смежных ячеек, расположенных в строке или столбце.

Двухмерный массив – диапазон смежных ячеек, расположенный в нескольких строках и столбцах (т.е. прямоугольная область ячеек).

Формула массива – специальный вид формул. Одна формула массива позволяет производить действия над диапазоном ячеек. Выражение вида {=(A1:A4)*A6} является формулой массива.

При создании формулы массива предварительно необходимо выделить диапазон ячеек, в который предполагается поместить результат, а создание формулы массива завершается нажатием комбинации клавиш .

Автозаполнение – копирование данных или формул в соседние ячейки столбца или строки с помощью мыши.

Операторы сравнения – математические знаки сравнения двух величин или выражений. К ним относятся: «=», «<» , «>» , и т.д.

Работа с электронной таблицей

Запуск системы Excel

Осуществляется после входа в операционную систему щелчком мыши на значке Пуск в левом нижнем углу экрана. В открывшемся главном меню Windows активизируется пункт Программы и в следующем меню - Microsoft Excel . На экране появляется рабочее окно электронных таблиц, в которое загружается чистая Рабочая книга с новым окном документа, имею­щим временное название Книга1. На листах размещают самую различную информацию: таблицы, заголовки, примечания, графику.

Окно Excel

Строка меню команд представляет собой динамичную структуру - набор вкладок, имена которых располагаются под верхней строкой окна на Ленте с группами команд для выполнения операций с данными. Справку о назначении каждого значка можно получить, если на него навести указатель мыши. Перемещение в таблице выполняется как мышью, так и при помощи клавиш и их сочетаний: <Ctrl+Home>, <Ctrl+End> - в начало и в конец;<Ctrl+PgDn>, <Ctrl+PgUp> - постранично вправо, влево, - вниз/вверх на экран; при этом перемеще­ние осуществляется только в пределах заполненной части таблицы.

Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек - копировать/перемещать, удалять. Такую группу нужно выделить. Мышь курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши перемещают в нижнюю правую ячейку или клавишами <Shift-стрелки>. Адрес такой обла­сти записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8:C12. Если выделяется группа несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише . Эти группы полей дополняются точкой с запятой (A8:C12; D15:E20). Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке. Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) - и по щелчку на крайних диагональных точках.

Ввод данных в таблицу

Для ввода данных с клавиа­туры устанавливают курсор в нуж­ную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажа­тием клавиши или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре. Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0,83 - набрать как ,83. Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом: 3/4 Þ 0<пробел>3/4. Смешанная дробь, например число 2,1875 вводится в исходном виде.

Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (Главная- Ячейки – Формат Ячейки - Дата/Время). Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от "начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами. Даты вводятся в формулы как текст, заключенный в двойные кавычки. Например, формула ="13.08.91"-"01.08.91" возвращает число 12 (в числовом формате Общий).

Если адрес-ссылка меняться не должен (если 13% поместить в какую-либо отдельную ячейку, например, в С9), то этот адрес появится в аналогичной формуле (вместо константы 13% или 0,13) =С4*С9 и должен быть защищён от изменения. Это достигается вводом знака $ перед нужной коор­динатой, т.е. формула в D4 записывается как =С4*С$9 (такой адрес называется смешанным, при его копировании закрепляется только номер строки, а имя столбца не меняется) или =С4*$С$9.

Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде:

арифметические: + - * / % ^(cложение, вычитание, умножение, деление, процент и возв.в степень),

сравнения: = < > <= >= <> (не равно), текстовые: &- конкатенация (соединение) символов,

логическиеИ ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение, отрицание.

При создании формул следует учитывать приоритеты операций - операции с большим приоритетом выполняются раньше. Среди перечисленных выше операций наибольшим приоритетом обладает возведение в степень, а наименьшим - конкатенация. Если операции имеют одинаковый приоритет ( +и - или*и /), они выполняются в порядке записи друг за другом. Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы,ука­зан­ные в формуле, могут на­хо­дить­ся на разных листах. Правомерна формула =A1*Лист4! С3,вычисляющая произведение двух чисел: из ячейки A1 текущего листа и из С3 рабочего листа 4.

Excel позволяет применять формулу к массивам данных (точнее, к наборам данных одинаковой структуры и однотипной информации). В качестве аргументов можно брать целую строку, стол­бец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого - результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов. Для реализации такой операции нужно выделить соответст­вующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например, =А1:В5 / С1:D5 и (эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо ).

Просмотр таблиц

Предварительный просмотр выдает на экран документ, подго­товленный к печати. Выход из этого режима - кнопка Закрыть.

Команда (Вид-Масштаб) изменяет масштаб таблицы.

Используя Разделители рабочего листа, можно установить их так, чтобы они проходили через одну активную клетку, в которой находится курсор (чуть левее и чуть выше).

Сохранение табличных данных

Выполняется при помощи команды Off-Сохранить как. При этом в верхнее поле диалогового окна вводится адрес хранения файла (имя диска и имя папки), а в поле имени файла любое имя. Расши­ре­ние .xls добавится автоматически.

Команда Файл-Сохранить как... может также преобразовать тип файла, если его нужно передать в другую программу и предоставляет пользователю целый список различных типов:

- для работы в этой же системе файл получит расширение - .xlsx или .xlcx (для таблицы или диаграммы);

- для сохранения таблицы в виде шаблона, используемого при создании других таблиц, c расширением .xltx;

Text или CSV - кодирует файлы в кодах ASCII; в качестве разделителей - табуляторы или запятая;

DBF - для экспорта данных в системы управления базами данных dBase и др.

Выход из системы Excel реализуется щелчком кнопке в правом верхнем углу окна или двойным щелчком на значке программы в верхнем левом углу окна Excel или клавишами.

Обзор существующих пакетов

Первая программа для работы с электронными таблицами – табличный процессор – была создана в 1979 году и предназначалась для компьютеров типа Apple II. Она называлась VisiCalc. Среди используемых таблиц можно отметить следующие продукты: Gnumeric, StarOffice, OpenOffice.org Calc, Quattro Pro и IBM Lotus Symphony.

Gnumeric – это электронная таблица из Gnome Office. Gnumeric – это небольшая, очень быстрая и мощная прикладная программа, имеющая очень удобный пользовательский интерфейс.

OpenOffice.org Calc является частью проекта OpenOffice, цель которого - предоставить пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office Excel. Ввод, редактирование данных, создание формул выполняется точно так же, как и в MS Excel. OpenOffice.org Calc предлагает форматирование по условию, позволяющее настроить стиль ячеек в зависимости от содержащихся в них величин. Здесь широко используется контекcтное меню, вызываемое щелчком правой кнопки мыши при наведении курсора на объект – ячейку, лист и т.д.

IBM Lotus Symphony является многофункциональным программным продуктом. Он предлагает большое количество шаблонов. В программе предусмотрены все возможности, свойственные программам данного класса, например, автозамена или встроенные функции (статистические, финансовые функции др.), которые можно использовать для создания формул и выполнения сложных расчетов.

Quattro Pro разработана фирмой Borland. В настоящее время эта программа включена в офисный пакет Corel Office X53. Corel Quattro Pro используется для моделирования бизнес-процессов и финансовых операций различных видов: создания бюджетов, счетов, квитанций и отчетов о расходах. В соответствии с этими задачами предусмотрены все возможности данного табличного процессора – наличие соответствующих шаблонов, категорий функций и надстроек. В таблице 9.1 приведен обзор электронных таблиц, представленный на сайте http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_spreadsheet_software.

Название продукта Разработчик Год создания Дата первого выпуска Стоимость в долларах США
Gnumeric GNOME Office Team 1998 1998 Распространяется бесплатно
IBM Lotus Symphony IBM   2008 Распространяется бесплатно
KSpread KOffice KSpread Team     Распространяется бесплатно
Mariner Calc Mariner Software 1990 1 992 $49.9
Mesa P&L Software 1990 1991 $34
Microsoft Excel Microsoft 1982 1985 $239
Numbers Apple, Inc.   07.08.2007 $79
Open Office.org Calc Sun Microsystems 2000 окт.01 Распространяется бесплатно
Quattro Pro Corel 1988    

Таблица 9.1 – Обзор электронных таблиц

Назначение электронных таблиц

· подготовка табличных документов, обработка сводок, составление реестров и прочих документов;

· проведение анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных;

· проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

· создание баз данных;

· автоматизация процесса вычислений;

· построение диаграмм и графиков по имеющимся данным и другие работы.

Возможности электронных таблиц

· многовариантность выполнения операций, т. е. обработка информации несколькими способами.

· быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню. Доступ к наиболее часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню.

· разнообразные средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы. Например, разбивать экран на несколько окон, фиксировать заголовки строк и таблиц, создавать шаблоны рабочих листов, используемых для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;

· встроенные функции для работы с базами данных, списками, датами и временными значениями; функциями для инженерных, математических, текстовых, финансовых, логических и других расчетов.

· построение диаграмм и графиков различного типа.

Понятия и определения программы MS-EXCEL

При работе с электронной таблицей используются следующие термины:

· рабочая книга;

· таблица;

· ячейка таблицы;

· строка таблицы;

· столбец таблицы.

Рабочая книга— это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить любые имена.

Электронная таблица— это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.

Ячейка таблицы— это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами — адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.

Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной . Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.

Строка — это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.

Столбец— это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1означает ссылку на ячейку А1 листа 2.

Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию :

· ширина ячейки равна 9 разрядам;

· символьные данные выравниваются по левому краю;

· цифровые данные — по правому краю.

Типы данных в таблице MS-EXCEL

Для того, чтобы введенная вами информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (а чаще целому столбцу или строке) определенный формат.

· Общий – эти ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.

· Числовой – для цифровой информации.

· Денежный – для отражения денежных величин в заранее заданной валюте.

· Финансовый – для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.

· Дата

· Время

· Процентный

· Дробный

· Экспоненциальный

· Текстовый

· Дополнительный – при составлении небольшой базы данных или списка адресов, почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.

Объем информации, которую можно внести в ячейки, не ограничен видимой площадью: столбцы и строки могут растягиваться. В каждую ячейку можно ввести до 65 000 текстовых или числовых символов в любом формате. Введенные числовые данные Excel интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчеты.

Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны 2 варианта отображения:

· следующие ячейки в строке пусты – тогда визуально текст накроет эти ячейки.

· в следующих ячейках есть данные – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Существует еще один тип данных – формулы. Этот тип информации Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается только в строке формул, в ячейке же показывается лишь результат ее выполнения.

Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов кодовой таблицы символов.

Особенности текстового типа данных:

· по умолчанию выравнивается по левой границе ячейки;

· если число символов введенного значения больше ширины ячейки, то оно занимает соседнюю ячейку справа, если эта ячейка пустая. Если ячейка не пуста, то невидимая на экране часть значения располагается под непустой ячейкой справа. Чтобы увидеть все содержимое ячейки, столбец следует расширить.

Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы. Целая и дробная части числа отделяются друг от друга запятой. Числа следует вводить, используя цифровые клавиши, расположенные в правой области клавиатуры.

Особенности числового типа данных:

· по умолчанию выравнивается по правой границе ячейки;

· если ширина ячейки недостаточна для отображения всего числа, то в ячейке появляются символы ###. Чтобы увидеть все число, столбец надо расширить.

Одним из операндов формулы может быть функция Листа или встроенная функция. 

Встроенная функция — это программа вычислений по заранее определенному алгоритму. Такие функции реализуют вычисления по наиболее часто встречающимся алгоритмам

Чтобы вписать встроенную функцию в активную ячейку, используется управляющий элемент — Мастер функций.

Для работы с Мастером функций необходимо:

· на панели инструментов щелкнуть кнопку Вставка функций (f=);

· в появившемся окне Мастер функций шаг 1 из 2 в левой области Категории выберем строку Математические в правой области Функции будем последовательно выделять имена функций, обращая внимание на появляющиеся комментарии.

Для остальных строк из области Категории выполняются аналогичные действия.

Интерфейс электронных таблиц

Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice Calc. При запуске любого из них на экран выводится окно, многие элементы которого вам хорошо известны по опыту работы с другими программами (рис. 3.1).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL.ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ И ВОЗМОЖНОСТИ. - изображение 3

Рис. 3.1. Интерфейс табличного процессора OpenOffice Calc

Строка заголовка содержит название документа, название программы и кнопки управления окном.

Строка меню содержит названия групп команд управления электронной таблицей, объединённых по функциональному признаку.

Панели инструментов содержат пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.

Рабочей областью табличного процессора является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трёхбуквенные имена (А, В, С и т. д.; после 26-го столбца начинаются двухбуквенные сочетания АА, АВ и т. д.). Строки нумеруются сверху вниз. Максимально возможное число строк и столбцов у разных табличных процессоров различно.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции. Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы. Каждая ячейка электронной таблицы имеет имя, составленное из буквенного имени столбца и номера строки, на пересечении которых она располагается. Возможны следующие имена ячеек: El, К12, АВ125 1). Таким образом, имя ячейки определяет её адрес в таблице.

В современных версиях в Microsoft Excel положение ячейки может обозначаться буквой R, за которой следует номер строки, и буквой С, за которой следует номер столбца, например R1C1.

Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.

Табличный курсор — прямоугольная рамка, которую можно поместить в любую ячейку. Ячейка таблицы, которую в данный момент занимает курсор, называется активной ячейкой. Вводить или редактировать данные можно только в активной ячейке. На рисунке 3.1 активной является ячейка С4.

Адрес активной ячейки и вводимые в неё данные отражаются в строке ввода. В строке ввода можно редактировать данные, хранящиеся в активной ячейке.

Идущие подряд ячейки в строке, столбце или прямоугольнике образуют диапазон. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — одна ячейка. Примеры диапазонов: А1:А10, В2:С2, B2:D10.

Лист — рабочая область, состоящая из ячеек.

Книга — документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединённых одним именем, и являющийся файлом.

В строке состояния выводятся сообщения о текущем режиме работы таблицы и возможных действиях пользователя.

Данные в ячейках таблицы

Содержимым ячейки может быть:

• текст;

• число;

• формула.

Текст — это последовательность любых символов из компьютерного алфавита. Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы, в текстовой форме могут быть представлены характеристики рассматриваемых объектов. Изменить содержимое ячейки с текстом можно только путём редактирования ячейки. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю — по аналогии со способом письма слева направо.

Некоторые числовые форматы

Принципы работы электронных таблиц - фото 9

Целая и дробная части вещественного числа разделяются в электронных таблицах запятой. При употреблении в записи числа точки (в качестве разделителя его целой и дробной частей) число интерпретируется как дата. Например, 9.05 воспринимается как 9 мая, а 5.25 — как май 2025 года.

Формула — это выражение (арифметическое, логическое), задающее некоторую последовательность действий по преобразованию данных. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и может включать в себя ссылки (имена ячеек), знаки операций (табл. 3.2), функции и числа.

Таблица 3.2

Арифметические операции, применяемые в формулах

Принципы работы электронных таблиц - фотография 11

Таблица 3.2

При записи формул действуют правила, аналогичные тем, что приняты в языках программирования.

Примеры формул:

=0,5*(А1+В1)

=СЗ∧2

Для ввода в формулу имени ячейки достаточно поместить табличный курсор в соответствующую ячейку.

Принципы работы электронных таблиц - фотография 12

Рис. 3.2. Вычисления по формуле

При изменении исходных данных в ячейках, имена которых входят в формулу, значение выражения автоматически пересчитывается, полученный результат отображается в ячейке с этой формулой.

Основные режимы работы с электронными таблицами

• режимы формирования таблицы;

• режимы отображения таблицы;

• режимы выполнения вычислений.

Режимы формирования электронной таблицы

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режимы отображения таблицы

Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений. По умолчанию включён режим отображения значений, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого ячеек. Можно специально задать режим отображения формул, при котором в ячейках вместо результатов вычислений будут отображены сами формулы (рис. 3.3).

Принципы работы электронных таблиц - изображение 13

Рис. 3.3. Фрагмент таблицы в режиме отображения формул

Чтобы в OpenOffice Calc установить режим отображения формул, следует:

1) выполнить команду Сервис —> Параметры —> OpenOffice Calc —> Вид;

2) в области Показать установить флажок Формулы и нажать кнопку ОК.

Самостоятельно выясните, как устанавливается режим отображения формул в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.

Режимы выполнения вычислений

Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке; если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес ещё не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено.

Источники:

Понравилась статья? Расскажите друзьям:
Оцените статью, для нас это очень важно:
Проголосовавших: 1 чел.
Средний рейтинг: 5 из 5.

Оставить комментарий:

Отправить

Полезные сервисы:

Опрос: Насколько Вам помогла информация на нашем сайте? (Кол-во голосов: 636)
Сразу все понял
Не до конца понял
Пришлось перечитывать несколько раз
Вообще не понял
Как я сюда попал?
Чтобы проголосовать, кликните на нужный вариант ответа. Результаты